Unternehmen verwalten heute Millionen von Dokumenten, E-Mails und Dateien. Ein grosser Teil dieser Informationen liegt unstrukturiert in Microsoft 365, SharePoint, OneDrive, auf File-Servern oder in hybriden IT-Umgebungen. Mit dem kontinuierlichen Datenwachstum steigen nicht nur die Speicherkosten, sondern auch die Anforderungen an Informationssicherheit, Datenschutz und Compliance.
Häufig fehlt Unternehmen jedoch eine vollständige Übersicht darüber, welche Informationen vorhanden sind, wo sie gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und welche Daten überhaupt noch benötigt werden. Gleichzeitig führen historisch gewachsene Berechtigungen, veraltete Dokumente und unkontrollierte Versionierung zu zusätzlichen Risiken.
Eine wirksame Data Governance verbindet deshalb technische Transparenz mit klaren Verantwortlichkeiten und automatisierten Prozessen. Entscheidend ist nicht allein, Daten zu analysieren, sondern die gewonnenen Erkenntnisse konsequent in den Unternehmensalltag zu integrieren.
Transparenz schaffen: Welche Daten besitzt das Unternehmen überhaupt?
Data Governance bezeichnet die organisatorischen und technischen Regeln, Prozesse und Verantwortlichkeiten für den kontrollierten Umgang mit Unternehmensdaten. Bei unstrukturierten Daten beginnt dieser Prozess mit einer umfassenden Dateninventarisierung.
Ein zentrales Data Inventory dokumentiert vorhandene Datenobjekte, ihre Speicherorte, Metadaten und Berechtigungen. Durch die zusätzliche Analyse von Inhalten, Zugriffsrechten und geschäftlichen Zusammenhängen entsteht ein umfassendes Bild der bestehenden Datenlandschaft.
Besonders wichtig ist dabei die Identifikation sensibler Informationen. Personenbezogene Daten, vertrauliche Verträge oder geschäftskritische Dokumente können über verschiedene Systeme verteilt sein. Ohne entsprechende Transparenz lassen sich Sicherheitsrisiken und mögliche Compliance-Verstösse nur schwer erkennen.
Ein strukturiertes Data Assessment schafft hierfür eine fundierte Entscheidungsgrundlage. Das DG360° Data Assessment™ von DataGovernance Technologies analysiert unstrukturierte Datenbestände hinsichtlich Datenqualität, Speicherstrukturen, Lebenszyklus, Berechtigungen und Data Ownership. Unternehmen erhalten ein elektronisches Dateninventar, aussagekräftige Auswertungen und konkrete Handlungsempfehlungen.
Damit lassen sich Risiken identifizieren, Optimierungspotenziale bewerten und zukünftige Massnahmen gezielt planen.
Datenklassifizierung ist ein kontinuierlicher Prozess
Datenklassifizierung, auch Data Classification genannt, bezeichnet die systematische Zuordnung von Informationen zu definierten Kategorien. Grundlage können der Inhalt eines Dokuments, seine Metadaten, der Speicherort, die geschäftliche Relevanz oder individuelle Unternehmensrichtlinien sein.
Eine solche Klassifizierung ermöglicht es, sensible Informationen gezielt zu schützen und unterschiedliche Sicherheitsanforderungen umzusetzen.
Die Herausforderung besteht darin, dass Informationen nicht statisch bleiben. Ein ursprünglich als intern eingestuftes Dokument kann durch spätere Ergänzungen personenbezogene Daten, vertrauliche Geschäftszahlen oder andere schützenswerte Inhalte enthalten.
Eine einmalige Klassifizierung reicht deshalb langfristig nicht aus.
Moderne Data Governance berücksichtigt Veränderungen während des gesamten Information Lifecycle. Dokumente müssen regelmässig überprüft und bei Bedarf anhand definierter Regeln neu klassifiziert werden.
Die DataGovernance Suite unterstützt die automatisierte Klassifizierung und kontinuierliche Reklassifizierung grosser Datenbestände. Dabei können Inhalte, Metadaten, Berechtigungen und Informationen aus Geschäftssystemen miteinander verknüpft werden. Die Integration in Microsoft-Klassifizierungsmechanismen unterstützt zudem die Umsetzung entsprechender Schutzkonzepte.
Gerade im Umfeld von Microsoft 365 und Microsoft Sensitivity Labels ist eine nachvollziehbare Klassifizierungsstrategie wichtig, damit Schutzanforderungen nicht nur definiert, sondern auch im täglichen Umgang mit Informationen berücksichtigt werden.
Datenqualität und Informationsstrukturen erhalten
Data Governance beschränkt sich nicht auf Datenschutz und Informationssicherheit. Auch die Qualität, Verfügbarkeit und Nutzbarkeit von Unternehmensinformationen müssen langfristig gewährleistet bleiben.
Dies zeigt sich besonders bei Datenmigrationen von klassischen File-Servern nach SharePoint Online oder Microsoft 365.
Während Dateien technisch erfolgreich übertragen werden, können eingebettete Hyperlinks weiterhin auf die ursprünglichen Speicherorte verweisen. Verknüpfungen in Word-Dokumenten, Excel-Dateien oder PDF-Dokumenten funktionieren dann möglicherweise nicht mehr.
Die Folgen reichen von zusätzlichem Suchaufwand bis zu Unterbrechungen etablierter Geschäftsprozesse. Eine erfolgreiche Datenmigration muss deshalb neben den Dateien auch ihre Beziehungen und Verknüpfungen berücksichtigen.
DGassist™ unterstützt Unternehmen bei der Analyse und Bereinigung ihrer Datenbestände sowie bei der automatisierten Korrektur ungültiger Hyperlinks in Microsoft Office- und PDF-Dokumenten.
Ein weiteres Problem entsteht durch die Versionierung in SharePoint. Major- und Minor-Versionen ermöglichen die Nachverfolgung von Dokumentänderungen, können über längere Zeiträume jedoch erhebliche zusätzliche Datenmengen verursachen.
Dabei sind pauschale Aufbewahrungsregeln selten sinnvoll. Während für bestimmte Arbeitsdokumente wenige Versionen ausreichen, müssen geschäftskritische Unterlagen aufgrund interner oder regulatorischer Vorgaben möglicherweise deutlich länger aufbewahrt werden.
Eine differenzierte Datenverwaltung berücksichtigt deshalb Dateitypen, Geschäftsbereiche, Speicherorte und individuelle Aufbewahrungsanforderungen.
Information Lifecycle Management und Storage Optimization
Information Lifecycle Management (ILM) beschreibt die Verwaltung von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung über die Nutzung und Aufbewahrung bis zur Archivierung oder Löschung.
Ziel ist es, geschäftsrelevante Informationen verfügbar und geschützt zu halten, während nicht mehr benötigte Daten kontrolliert bereinigt werden.
In vielen Unternehmen sammeln sich über Jahre redundante, veraltete und nicht mehr benötigte Informationen an. Diese sogenannten ROT-Daten (Redundant, Obsolete and Trivial) verursachen zusätzliche Speicherkosten, erschweren die Informationssuche und vergrössern die zu verwaltende Datenmenge.
Storage Optimization setzt deshalb nicht erst bei der technischen Speicherinfrastruktur an. Entscheidend ist die Frage, welche Daten weiterhin einen geschäftlichen Nutzen besitzen und welche unter Berücksichtigung geltender Aufbewahrungsfristen gelöscht oder archiviert werden können.
Die DataGovernance Suite unterstützt die Analyse von Datenbeständen und ermöglicht regelbasierte Massnahmen für Bereinigung, Archivierung und Löschung.
Auch SharePoint-Versionen lassen sich anhand definierter Kriterien selektiv bereinigen. Dadurch können Unternehmen unterschiedliche Anforderungen einzelner Geschäftsbereiche berücksichtigen, anstatt einheitliche Löschregeln auf sämtliche Dokumente anzuwenden.
Ein wirksames Information Lifecycle Management reduziert damit nicht nur unnötiges Datenwachstum, sondern unterstützt gleichzeitig Data Security, Compliance und die langfristige Datenqualität.
Data Ownership: Wer trägt die Verantwortung?
Technische Datenverwaltung und fachliche Verantwortung sind zwei unterschiedliche Aufgaben.
Die IT stellt Systeme bereit, verwaltet Infrastrukturen und setzt technische Massnahmen um. Ob eine Information geschäftskritisch ist, wie lange sie benötigt wird oder welche Mitarbeitenden darauf zugreifen dürfen, können jedoch häufig nur die verantwortlichen Fachabteilungen beurteilen.
Hier setzt Data Ownership an.
Ein Data Owner trägt die fachliche Verantwortung für definierte Datenbestände und entscheidet im Rahmen der Unternehmensrichtlinien über deren Nutzung, Schutz und Lebenszyklus.
Data Stewardship unterstützt die praktische Umsetzung dieser Vorgaben. Dazu gehören beispielsweise die Überprüfung von Datenbeständen, die Koordination von Bereinigungsmassnahmen und die Sicherstellung einer konsistenten Datenqualität.
In der Praxis scheitern Data Governance Initiativen häufig nicht an fehlender Technologie, sondern an unklaren Verantwortlichkeiten, begrenzten Ressourcen und mangelnder Einbindung der Fachbereiche.
Mit den DGprofessional™ Data Steward Services unterstützt DataGovernance Technologies Unternehmen dabei, Data Owner einzubinden, Datenbestände zu analysieren und konkrete Massnahmen für Klassifizierung, Bereinigung und Migration umzusetzen.
So wird Data Governance von einer rein technischen Aufgabe zu einem gemeinsamen Prozess zwischen IT, Informationssicherheit, Compliance und den Fachabteilungen.
Von der Analyse zur Umsetzung mit der DataGovernance Suite
Eine nachhaltige Data Governance entsteht, wenn Analyse, Bewertung und Umsetzung miteinander verbunden werden.
Die DataGovernance Suite verfolgt hierfür einen integrierten Ansatz. Unstrukturierte Daten aus File-Servern, Microsoft 365, SharePoint und weiteren Datenquellen werden analysiert und in einem zentralen Meta-Informationssystem dokumentiert.
Dabei werden Informationen über Inhalte, Metadaten, Berechtigungen und geschäftliche Zusammenhänge miteinander verknüpft. Unternehmen erhalten dadurch nicht nur einen Überblick über ihre Datenbestände, sondern können konkrete Risiken und Optimierungsmöglichkeiten erkennen.
Auf dieser Grundlage lassen sich Massnahmen zur Datenklassifizierung, Berechtigungsprüfung, Storage Optimization und zum Information Lifecycle Management planen und umsetzen.
Im Bereich Data Security Posture Management (DSPM) unterstützt DGcomplete™ zusätzlich die systematische Identifikation sensibler Informationen, die Analyse von Zugriffsrechten und die Überprüfung von Sicherheits- und Governance-Vorgaben.
Der entscheidende Vorteil eines integrierten Vorgehens liegt darin, dass Erkenntnisse aus der Datenanalyse unmittelbar in nachvollziehbare Entscheidungen und kontrollierte Massnahmen überführt werden können.
Fazit: Data Governance muss im Alltag funktionieren
Data Governance ist kein einmaliges IT-Projekt. Datenbestände wachsen, Dokumentinhalte verändern sich, Berechtigungen werden angepasst und regulatorische Anforderungen entwickeln sich weiter.
Unternehmen benötigen deshalb kontinuierliche Prozesse, um ihre unstrukturierten Daten zu verstehen, zu klassifizieren, zu schützen und effizient zu verwalten.
Die Grundlage bilden ein vollständiges Data Inventory, eine kontinuierliche Datenklassifizierung, klare Verantwortlichkeiten und ein wirksames Information Lifecycle Management.
Erst wenn diese Elemente ineinandergreifen, lassen sich Sicherheitsrisiken nachhaltig reduzieren, Datenqualität verbessern und unnötige Kosten vermeiden.
Data Governance entfaltet ihren Nutzen dort, wo technische Möglichkeiten und organisatorische Verantwortung im Unternehmensalltag zusammenkommen.
FAQ
Data Governance umfasst Regeln, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Technologien zur kontrollierten Verwaltung von Daten. Bei unstrukturierten Informationen wie Dokumenten, E-Mails und Dateien stehen insbesondere Dateninventarisierung, Klassifizierung, Berechtigungsmanagement, Informationssicherheit und Information Lifecycle Management im Mittelpunkt.
Dokumentinhalte, geschäftliche Anforderungen und Schutzbedürfnisse verändern sich. Eine kontinuierliche, regelbasierte Datenklassifizierung berücksichtigt diese Veränderungen und ermöglicht es, sensible Informationen auch nach ihrer ursprünglichen Erstellung angemessen zu schützen.
Unternehmen können Datenwachstum durch die Analyse ungenutzter Dateien, die Bereinigung redundanter Informationen und die selektive Verwaltung von Dokumentversionen reduzieren. Dabei müssen geschäftliche Anforderungen und geltende Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden.
Ein Data Owner trägt die fachliche Verantwortung für definierte Datenbestände. Dazu gehören Entscheidungen über Geschäftsrelevanz, Schutzbedarf, Zugriffsrechte, Aufbewahrung und Löschung im Rahmen der geltenden Unternehmensrichtlinien.
Der erste Schritt ist eine strukturierte Bestandsaufnahme. Ein Data Assessment zeigt, welche Informationen vorhanden sind, wo sie gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und welche Sicherheitsrisiken oder Optimierungspotenziale bestehen. Darauf aufbauend können Unternehmen Massnahmen priorisieren und Verantwortlichkeiten definieren.
Jetzt Transparenz über Ihre Datenbestände schaffen
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Mit dem DG360° Data Assessment™ erhalten Sie eine strukturierte Analyse Ihrer Datenlandschaft, erkennen kritische Bereiche und schaffen eine fundierte Grundlage für konkrete Verbesserungsmassnahmen.