Transparenz und Kontrolle über die Unternehmensdaten in der Office365 Cloud
Klassische File-Systeme werden immer öfter durch SharePoint, SharePoint Online und OneDrive abgelöst. Meist werden die Daten unkontrolliert eins-zu-eins kopiert. Aus technischen, organisatorischen, regulatorischen oder Performance-Überlegungen werden jedoch nie alle Daten migriert, was zu mehr Komplexität, höheren Kosten und neuen Risiken führt. Um die Vorteile für die Dokumenten-Verwaltung und Zusammenarbeit mit SharePoint/OneDrive zu nutzen, die Effizienz, den Benutzer-Komfort und die Sicherheit zu gewährleisten, müssen die bestehenden Altlasten beseitigt, die Daten aufgeräumt, neu organisiert, kontrolliert migriert und über den gesamten Lifecycle zentral gemanagt werden können.
Effizienz, Transparenz und Kontrolle
Die DataGovernance Solution (DGS) ist eine zentrale Management Plattform für unstrukturierte Daten, die lokal auf File-Servern, in SharePoint, Exchange und in der Office 365 Cloud gespeichert sind. Organisationen erhalten mit der DGS volle Transparenz und Kontrolle über ihre Daten. Sie sind sofort in der Lage, alle wesentlichen Fragen zu Datenbestand, Datenqualität, Ablagestruktur, Information Lifecycle, Berechtigungen, Ownership, Datenschutz und Risiken innert Sekunden zu beantworten und ihre Daten effizient zu verwalten. DGS basiert auf einem „information-centric“ Ansatz und verwendet Big Data und Data Mining Konzepte. Die verschiedenen Informationen können interaktiv in einem OLAP-Cube beliebig miteinander verknüpft und analysiert werden. Direkt aus der Analyse, aus der Enterprise Search oder regelbasiert und automatisiert können Aktionen ausgeführt werden: suchen, klassifizieren, migrieren, schützen, löschen. Kern der Lösung ist das performante Meta-Information-System (MIS) mit einem Inventar und einer History über alle Datenobjekte. In regelmässigen Abständen werden File und Mail-Repositories nach neuen oder geänderten Objekten gescannt, die Metadaten extrahiert und der Inhalt indexiert. Für jedes einzelne Dokument oder Mail wird im MIS ein Profil angelegt. Dieses kann automatisch mit Informationen aus CRM, ERP, HR-Systemen, Active Directory oder externen Listen verknüpft werden. Daraus wird automatisiert eine strukturierte Business Sicht auf die unstrukturierten Daten generiert. Für SharePoint und Office365 Cloud sind spezielle Funktionen integriert, um die Daten effizient zu bereinigen, neu zu organisieren, zu verschlagworten, automatisiert zu migrieren, Hyperlinks zu korrigieren und vieles mehr.
