Warum Datentransparenz für Unternehmen immer wichtiger wird
Unternehmen erzeugen und speichern heute mehr Daten als je zuvor. Dokumente, E-Mails, CAD-Dateien, Verträge, Bilder und weitere unstrukturierte Informationen verteilen sich auf File-Server, NAS-Systeme, SharePoint, Microsoft 365 und Cloud-Speicher. Mit zunehmendem Datenwachstum wird es jedoch immer schwieriger, den Überblick zu behalten.
Eine globale IDC-Studie im Auftrag von Seagate zeigt, dass Unternehmen durchschnittlich nur rund 32 % ihrer verfügbaren Daten tatsächlich nutzen. Rund 68 % bleiben ungenutzt, weil sie nicht erfasst, nicht analysiert oder nicht sinnvoll in Geschäftsprozesse eingebunden werden.
Fehlende Datentransparenz erschwert fundierte Entscheidungen, erhöht Sicherheits- und Compliance-Risiken und verursacht unnötige Speicher- und Verwaltungskosten.
Was bedeutet Datentransparenz?
Datentransparenz bedeutet, jederzeit zu wissen:
- Welche Daten im Unternehmen vorhanden sind
- Wo diese gespeichert werden
- Wem sie gehören
- Wer darauf zugreifen kann
- Wie sensibel die Informationen sind
- Welchen geschäftlichen Nutzen sie besitzen
Nur wenn diese Informationen bekannt sind, können Unternehmen ihre Daten effizient verwalten, schützen und gesetzliche Vorgaben zuverlässig einhalten.
Typische Herausforderungen bei unstrukturierten Daten
In vielen Unternehmen liegen Millionen von Dateien verteilt auf unterschiedlichsten Systemen. Ohne geeignete Analysewerkzeuge bleiben wichtige Fragen unbeantwortet:
- Welche personenbezogenen Daten speichern wir?
- Wo befinden sich vertrauliche Dokumente?
- Wer besitzt Zugriff auf sensible Informationen?
- Welche Daten werden seit Jahren nicht mehr genutzt?
- Welche Daten können archiviert oder gelöscht werden?
- Welche Dateien verursachen unnötige Speicherkosten?
- Welche Daten müssen aus Compliance-Gründen besonders geschützt werden?
Gerade bei unstrukturierten Daten fehlt häufig die notwendige Transparenz, um Risiken frühzeitig zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Data Inventory als Grundlage jeder Data-Governance-Strategie
Der erste Schritt einer erfolgreichen Data-Governance-Strategie ist ein vollständiges Data Inventory.
Ein Data Inventory schafft eine zentrale Übersicht über sämtliche Unternehmensdaten und bildet die Grundlage für:
- Data Governance
- Informationssicherheit
- Datenschutz (DSGVO / DSG)
- Compliance
- Datenklassifizierung
- Information Lifecycle Management
- Migrationen nach Microsoft 365 oder SharePoint
- Storage Optimization
Nur wer seine Daten kennt, kann sie gezielt verwalten und schützen.
Wie die DataGovernance Suite Datentransparenz schafft
Die DataGovernance Suite analysiert automatisch unstrukturierte Daten auf File-Servern, NAS-Systemen, SharePoint, Exchange sowie Microsoft 365.
Dabei werden Millionen von Dateien und E-Mails analysiert und Informationen aus Metadaten, Dateiinhalten, Berechtigungen und Business-Kontext zusammengeführt. Daraus entsteht ein umfassendes Informationsmodell Ihrer gesamten Datenlandschaft.
Unternehmen erhalten unter anderem Antworten auf folgende Fragen:
- Welche Daten sind geschäftskritisch?
- Wo befinden sich sensible oder personenbezogene Informationen?
- Wer ist Data Owner einer Datei?
- Welche Berechtigungen bestehen?
- Welche Daten sind redundant oder veraltet?
- Wo bestehen Sicherheits- oder Compliance-Risiken?
- Welche Daten können archiviert oder gelöscht werden?
Dadurch entsteht die notwendige Transparenz, um Daten effizient zu verwalten und Risiken nachhaltig zu reduzieren.
Die Vorteile einer transparenten Datenlandschaft
Mit einer vollständigen Übersicht über Ihre Unternehmensdaten können Sie:
- Risiken frühzeitig erkennen
- sensible Informationen gezielt schützen
- Berechtigungen überprüfen
- Compliance-Anforderungen einfacher erfüllen
- Speicherkosten reduzieren
- Migrationen effizient vorbereiten
- die Datenqualität verbessern
- fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen treffen
Datentransparenz bildet damit die Grundlage für eine nachhaltige Data-Governance-Strategie.
Datentransparenz mit der DataGovernance Suite
Die DataGovernance Suite unterstützt Unternehmen dabei, ihre unstrukturierten Daten transparent, sicher und effizient zu verwalten. Durch die automatische Analyse Ihrer Datenbestände schaffen Sie die Grundlage für mehr Informationssicherheit, bessere Compliance und fundierte Geschäftsentscheidungen.
Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten der DataGovernance Suite erfahren? Kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie eine Live-Demo.
