Unternehmensweit – auf lokalen Datei-Ablagen und in der Microsoft 365 Cloud
In der digitalen Arbeitswelt häufen sich tagtäglich unzählige Dateien an – und oft entstehen dabei unbemerkt Kopien. Diese benötigt nicht nur unnötig Speicherplatz, sondern führen auch zu Versionschaos, Verwirrung und Produktivitätsverlusten.
Noch kritischer: Kopien können ein echtes Sicherheitsrisiko darstellen. Sensible Informationen, die eigentlich bestimmten Richtlinien oder gesetzlichen Vorgaben unterliegen, entziehen sich so schnell der Kontrolle der Organisation. Viele Mitarbeitende legen zusätzlich lokale Kopien oder persönliche Backups an.
Vor allem in hybriden Umgebungen mit File-Servern und Microsoft 365 (OneDrive, Sharepoint, Teams, Exchange) wird dies schnell zum Problem. Die Daten werden weder vor noch nach der Migration überprüft und bereinigt. Das Ergebnis: unübersichtliche Ablagen und versteckte Risiken.
Die Herausforderungen bei der Bereinigung
Erkennen und Bewerten
Zuerst müssen Dubletten über verschiedene Speicherorte hinweg gefunden und ihre Zusammenhänge analysiert werden – natürlich unter Berücksichtigung des Datenschutzes. Dabei gilt es, das Aufräum-Potential und die Risiken abzuschätzen und eine saubere Grundlage zu schaffen.
Kontrolliertes Löschen
Danach folgt der eigentliche Bereinigungsprozess. Hier tauchen schnell Fragen auf:
- Welches ist das Original, welches sind die Kopien?
- Sollen Kopien mit dem Original verlinkt werden?
- Ist der Zugriff auf das Original nach Bereinigung gewährleistet?
- Wie stark sollen Data Owner und Benutzer in den Prozess eingebunden werden?
Nachhaltig Ordnung halten
Wenn alles bereinigt ist, muss sichergestellt werden, dass der gute Zustand erhalten bleibt. Der Storage Manager braucht jederzeit die Überblick über alle Speicher-Aktivitäten, Data Owner müssen wissen, wo Kopien existieren, und Benutzer sollten automatisch Hinweise bekommen, wenn sie gegen Richtlinien verstoßen. Idealerweise läuft die Löschung von Duplikaten unternehmensweit regelbasiert und automatisiert.
Unsere Lösung – DGS Data Governance Plattform
All diese Anforderungen haben wir in unserer einzigartigen DGS Data Governance Plattform umgesetzt – mit einem integrierten Best-Practice-Ansatz.
Unsere Lösung kann lizenziert oder für einzelne Projekte für kurze Zeit «gemietet» werden. Auf Basis unserer Lösung bieten wir auch Consulting und Data Steward Services an. Wir unterstützen Unternehmen aktiv bei der Bereinigung und Governance ihrer unstrukturierten Daten.
Schaffen Sie Transparenz, Kontrolle und Ordnung in Ihren Datenbeständen – wir zeigen Ihnen, wie einfach das geht.
